El análisis DAFO es una herramienta de evaluación de una situación, es previa a cualquier planificación. En el contexto del Plan de Comunicación del Centro Educativo debe recurrirse a ella con alguna frecuencia, sobre todo al principio.
Incluso no sólo dentro del Plan de Comunicación, sino ante otros planes como los de integración de las TIC, los de innovación, los planes de medios sociales, etc. Y cómo no, también el Proyecto Educativo de Centro debería partir de un análisis previo o, cuando menos, realizar este análisis cada vez que se revisa.
El origen del análisis DAFO.
Según la Wikipedia, “Se considera que esta técnica fue originalmente propuesta por Albert S. Humphrey durante los años sesenta y setenta en los Estados Unidos, durante una investigación del Instituto de Investigaciones de Stanford que tenía como objetivo descubrir por qué fallaba la planificación corporativa. Este recurso produjo una revolución en el campo de la estrategia empresarial. El objetivo del análisis DAFO es determinar las ventajas competitivas de la empresa bajo análisis y la estrategia genérica que más le convenga en función de sus características propias y de las del mercado en que se mueve.”
Por supuesto, en un centro educativo el contexto es distinto, y no es lo mismo un centro público o uno de una zona rural que uno privado u otro de un municipio grande. Cada tipo de centro tiene sus circunstancias y así deben tener en cuenta.
Esta herramienta de análisis es conveniente utilizarla en grupo, la inteligencia colectiva siempre aporta más que la suma de las inteligencias individuales.
¿Cuándo usar un análisis DAFO?
En el contexto de un centro educativo puede tener dos usos principales, es decir, cabe utilizarla en dos tipos de situaciones distintas:
- en momentos de cambio suele utilizarse para recontextualizarse como centro; se utilizará para detección de necesidades que lleve hacia algún tipo de plan de acción ya sea en formación, innovación o en gestión académica o pedagógica,
- en general, el análisis DAFO puede ser útil para la detección directa de necesidades de mejora y, en consecuencia, de detección de necesidades concretas de formación o innovación.
Plan de comunicación y análisis DAFO. Manos a la obra.
Antes de empezar a realizar un análisis DAFO hay que plantearse algunas cuestiones prácticas.
-
El alcance del análisis.
En un centro educativo se puede plantear este tipo de análisis ante muchas circunstancias:
- un cambio en el equipo directivo,
- la propuesta anual de un plan de formación,
- un cambio de normativa importante.
En lo relativo al Plan de Comunicación, resulta evidente que hay que plantear una dinámica de este tipo como una de las primeras acciones antes de la realización de dicho Plan. De hecho, las acciones que surjan del análisis DAFO deberán ser parte del Plan.
Es el momento de sentarse y ponerse en situación, es decir, una vez que se ha visto la necesidad de un Plan de Comunicación para el centro, con este análisis se comienza la realización del Plan. No es cuestión de cambiar el centro de arriba abajo, sino de ser conscientes de que se va a realizar un análisis con un alcance claro: la realización del Plan de Comunicación.
Y es en ese alcance donde debe circunscribirse el DAFO, no se pretende ninguna actualización metodológica en el centro, ni hay un cambio de equipo directivo, ni se va a implementar ninguna TIC. Es importante centrarse en lo que se está. Muchos centros o muchos departamentos de muchos centros o muchas personas de muchos centros son tendentes a la divagación y a la poca concreción.
Puede ser interesante que una persona o el equipo de comunicación moderen o supervisen la propia realización del DAFO para favorecer la llegada a buen puerto.
Por otro lado, las revisiones del Plan de comunicación requieren paralelamente revisiones del DAFO. Es decir, el DAFO no es una herramienta estática y que se ha de olvidar una vez utilizada, el DAFO se debe revisar y actualizar según esté planificado.
-
La realización.
Ya se ha indicado que es mejor primar la realización colectiva del mismo, siempre en función del alcance del mismo. Las aportaciones se realizarán desde el respeto y la aceptación, y siempre en tono constructivo.
Si el grupo es muy grande se puede plantear la subdivisión del mismo en partes más pequeñas y funcionales.
Puede realizarse en una sesión o plantearse una primera fase de recogida de información y, posteriormente, una síntesis de la misma.
Lo deseable en un centro educativo es la participación abierta, pero no son pocos los centros con dinámicas enquistadas que aconsejan el anonimato en determinadas ocasiones, siempre en aras de un buen resultado.
La aportaciones se recogerán en una matriz DAFO.
La matriz DAFO.
El esquema general de análisis será la disposición de la información en una matriz de dos filas con dos columnas, la matriz DAFO. En la infografía se describe cada una de sus partes.
Si se utiliza la herramienta a la hora de lanzarse con un Plan de Comunicación de Centro se aconseja:
- tomarse el tiempo necesario para recoger información de utilidad,
- hacer partícipe a todo el Claustro,
- no olvidar otras partes interesadas como el personal de administración, el de conserjería o el de limpieza,
- y, cómo no, también las familias pueden, incluso deben, opinar y aportar.
No es necesario incluir a todas las partes, cada centro valorará si le interesa o no. Ello es función de la comunicación que se tenga con dichas partes y de si va a resultar asumible. También se puede empezar por el equipo de comunicación y en revisiones futuras ampliar a más partes interesadas.
Proponer la participación a las distintas partes interesadas es un reto que hay que tener controlado. Además previamente hay que explicar la propia herramienta, el contexto en el que se utiliza, para qué, etc.
Se insiste en que conviene concebir el DAFO como una actividad grupal. Puede plantearse como una lluvia de ideas estructurada: alguien anota en pantalla, pizarra o papel las aportaciones libres y sin ningún tipo de rechazo previo de todos los participantes. La mención de unas aportaciones sugieren otras y todas se anotan todas en un tono positivo, de aceptación y ampliación. Durante la realización pueden surgir preguntas del tipo: ¿eso no puede ser también una oportunidad? ¿no os sugiere algo más?
Como se puede ver, el análisis DAFO toca fibras sensibles del Centro como organización, por lo que es importante planificar los detalles de su realización.
Los resultados.
De todo análisis DAFO van a nacer una serie de acciones que constituyen la base de la planificación (alcance) para la que se ha realizado el DAFO. Estas acciones se recogerán ordenadas y priorizadas en la planificación para la que se ha utilizado la herramienta. En una futura entrada se trabaja este aspecto.
Esa planificación y esas acciones corresponden ser comunicadas, y ello por dos razones fundamentales.
- Por un lado, si se está pidiendo participación para el análisis se debe también participar de los resultados.
- Por otro lado, las acciones seguramente van a afectar de alguna manera a las personas que han participado, por lo que conviene saber de dónde salen.
Si el DAFO se va a utilizar para el Plan de Comunicación, el equipo de comunicación deberá realizar un esfuerzo creativo y proponer al equipo directivo algún tipo de estrategia de comunicación para trasladar los resultados a las partes interesadas. Por supuesto que nunca sea una traslación para cumplir el expediente.
La utilización de esta herramienta es un buen momento para que el equipo de comunicación empiece a comunicar de manera distinta y a utilizar los cauces de los que se quiere dotar al centro para su comunicación interna y, sobre todo, externa. Y, además, debe evidenciar que el esfuerzo pedido para la realización del análisis tiene sus resultados.
