DAFO acciones finales, último paso del proceso. Tras un análisis de la situación previa a la planificación (matriz DAFO) y la obtención de las acciones correspondientes (matriz CAME) es el momento de empezar a concretar dicha planificación.
DAFO acciones a priorizar.
El Plan de Comunicación del Centro educativo, o cualquiera del resto de planes sobre los que se esté trabajando, contará, en el momento actual y tras el análisis DAFO, con una serie de acciones a modo de lluvia de ideas y organizadas en una matriz CAME. Se dispondrá, por tanto, de acciones para:
- corregir nuestras debilidades,
- afrontar las amenazas,
- mejorar nuestras fortalezas y
- explotar las oportunidades.
Estas acciones, si la dinámica se ha llevado en equipo (equipo de comunicación, equipo directivo, claustro, familias, personal de administración y servicios), estarán recogidas de manera más o menos caótica en la matriz correspondiente.
Agrupamiento de acciones.
Lo primero que se ha de realizar es una relectura de las distintas acciones, se unificarán aquellas que sean similares y que estén redactadas de manera distinta. También se pueden intentar agrupar por ámbitos de actuación (como mínimo comunicación interna y comunicación externa).
Lo habitual es tener una gran cantidad acciones para corregir nuestras debilidades, mayor en proporción al resto de acciones. Es normal siempre que se esté trabajando desde la buena predisposición a la mejora y tras haber dado un buen revolcón a la organización y haber sacado a flote los distintos aspectos relacionados con la comunicación que están fallando (si se está trabajando el DAFO para la elaboración del Plan de Comunicación del Centro educativo).
Además, si el análisis ha sido organizado con previsión y la personas participantes eran conocedoras del mismo, es probable que estas personas hayan pensado en otros momentos fuera de las reuniones, quizás en el momento del café, quizás en el recreo, quizás en la rueda de coches. Los docentes solemos ser muy críticos con muchos aspectos del funcionamiento del centro, es el momento de plasmarlo y convertirlo en información útil. En definitiva, si el Centro favorece un buen clima de implicación en la mejora, en esta etapa habrán salido a flote un buen número de debilidades y, consecuentemente, se tendrá un buen número de acciones para corregirlas.
También es cierto, y ahí los equipos directivos tienen mucho que decir dada su perspectiva más global, que el Centro contará con muchos puntos fuertes, ya sea en el campo de la Comunicación o en otros. También deben salir a flote, y no sólo como reconocimiento de los mismos, que nunca está de más, sino para haber planteado acciones de mejora de estas fortalezas.
Sobre los factores externos, las amenazas y las oportunidades, en general no se puede influir, pero sí que pueden ser tenidos en cuenta para tener propuestas acciones que permitan al Centro estar en mejor predisposición para afrontarlas y explotarlas respectivamente.
Esta etapa finaliza, por tanto, con una matriz CAME ya organizada, preparada para la siguiente fase, en la cual se empiezan a tomar decisiones vinculantes. Se tendrán muchas acciones, a la vista de la matriz quizás demasiadas. Pero es necesario situarse en la perspectiva del proceso, no todas las acciones se van a llevar a cabo. Por tanto, no conviene caer en una sensación de agobio y de que abordar todo es imposible. Llega el momento de priorizar.
Priorización de acciones.
La siguiente etapa en el proceso, y que será parte fundamental del Plan de Comunicación, es la priorización de acciones. Esta fase también es conveniente abordarla de manera colectiva, de modo que lo que se obtenga de ella cuente con el mayor consenso posible. No perder de vista que el Plan de Comunicación, o cualquiera de los otros, es un plan de Centro y, por tanto, va a estar implicado, cuando menos, el centro educativo, sino también las familias.
A la hora de priorizar pueden establecerse distintos criterios, y distintas escalas en cada criterio. Se conseguirá así una clasificación numérica de las acciones la cual, finalmente, dará como resultado un listado jerarquizado de las mismas que es con el que se trabajará.
El método que se propone a continuación es sencillo y fácilmente implementable en, por ejemplo, una hoja de cálculo.
Los criterios sobre los que se van a puntuar las acciones son tres:
- la importancia del aspecto que trabaja la acción,
- la urgencia del mismo,
- la posibilidad práctica de ejecutar la acción.
La importancia de la acción.
La importancia define si el aspecto que se trabaja con la acción correspondiente es relevante o no para el centro y en qué grado.
Por ejemplo, un centro puede estar implicado en distintos proyectos de innovación pero ha detectado como debilidad que las familias son desconocedoras de la existencia y de los resultados de los mismos. El Centro puede entender que es importante que las familias conozcan esta dinámica innovadora del Centro porque así mejora su imagen hacia el exterior. Además puede crear un clima de implicación de dichas familias lo que puede redundar en una mejor comunicación e implicación futura en dichos proyectos. Como acción para esta debilidad se propone tener presencia en redes sociales mediante la sistematización de la redacción de entradas en el blog y su difusión a través de la creación de un grupo de Facebook interno para las familias.
Se decide por tanto, que esta acción de comunicación es muy importante para el Centro y se le da la máxima puntuación dentro de la escala establecida.
La urgencia de la acción.
Define la criticidad de abordar o no un aspecto encontrado a través de la acción correspondiente.
Por ejemplo, se ha encontrado que algunas veces las comunicaciones a las familias enviadas con notas escritas a través del alumnado no terminan de llegar o, en el caso de alumnado con tutores separados, no llegan a ambas partes. Como acción se propone tener un canal de Telegram para cada aula desde el que realizar el envío de la información.
Se puede decidir que esta acción aparte de importante sea urgente porque el Centro tiene comunicación frecuente con las familias.
La factibilidad de la acción.
Indica si la acción puede o no ser finalmente realizada. En este criterio entran consideraciones tanto económicas como de disponibilidad de tiempos y de personas.
Por ejemplo, el Centro considera de interés la realización de videos asociados a los proyectos de innovación en los que anda implicado y, además, quiere que los videos tengan cierta calidad de imagen con encuadres que los dispositivos móviles no permiten y, por tanto, sería de gran ayuda disponer de una cámara de fotos con objetivos intercambiables que permite tanto la grabación de videos como la obtención de fotos para las redes sociales. En su día se buscaron presupuestos la que mejor encajaba en las necesidades del Centro costaba 1.500 €. Quizás destinar ese dinero en este momento no sea del todo posible.
Niveles de priorización.
Se ha de establecer una escala para puntuar las distintas acciones con los distintos criterios. Las escalas pueden ser de 1 a 3 (mucho, medio, poco), de 1 a 5, de 1 a 10. Lo que es importante es mantener siempre la misma escala para todos los análisis DAFO que se realicen.
Además, se ha de tener decidido si las distintas puntuaciones de los distintos criterios van a ser sumadas o multiplicadas.
La multiplicación da lugar a un rango de valores mucho mayor por lo que quizás sea menos recomendable. Como ventaja permite contemplar la inclusión del 0 en la escala y así poder descartar acciones directamente. Multiplicar por 0 en un criterio va a dar 0 por mucho que tenga puntuación máxima en el resto de criterios. Por tanto, una acción con un 0 en cualquier de los criterios queda excluida de la planificación que se esté elaborando. Es importante dejar registro de esta situación porque en el futuro puede cambiar de puntuación si las circunstancias han variado. De esta manera no queda en el olvido.
Otra opción para la priorización es establecer una matriz con dos niveles de entrada:
- facilidad de llevarse a cabo,
- importancia en el proceso.
Si se contemplan dos escalas en cada criterio (poco, mucho) se tendrán, finalmente, cuatro tipos de acciones:
- aquellas fáciles de hacer y muy importantes,
- otras difíciles de hacer pero igualmente muy importantes,
- acciones fáciles de hacer y poco importantes y
- finalmente las difíciles de hacer y poco importantes.
Tiene la ventaja de ser más simple y el inconveniente (o no) de no incluir un criterio de urgencia, que puede venir muy bien para dar más prioridad a determinadas acciones frente a otras.
Un criterio final, quizás el más sencillo de todos, sería clasificar las acciones en abordables o no abordables, teniendo en cuenta dentro de la abordabilidad los aspectos económicos, temporales y de personas encargadas de realizarlos. La experiencia demuestra que al final siempre todo puede llegar a ser abordable y termina por haber demasiadas acciones que quizás no se implementen en la práctica por las propias dinámicas del Centro (proyectos de innovación, actividades de aula, formación interna, etc.).
DAFO acciones para el Plan de Comunicación. Listado final ordenado.
En una hoja de cálculo se recogerán todas las acciones, cada una con su puntuación en cada uno de los criterios. Se reservará una columna final para la multiplicación o suma de la puntuación de cada criterio. Este valor final servirá para ordenar las acciones de mayor a menor puntuación, las más prioritarias antes y las menos prioritarias después.
Llega el momento de decidir qué acciones van a ser realizadas según la ordenación establecida. Es decir, llega el momento de establecer un punto de corte que discrimine aquellas que sí de aquellas que no.
Y lo que se ha de tener claro de que sí significa sí y no significa no. En una entrada futura de reflexiona al respecto.
A modo de ejemplo se presentan dos casos.
- Si se ha establecido una puntuación de acciones de 1 a 5 con la suma como factor ordenador se tendrán acciones entre 3 y 15 puntos. El punto de corte pueden ser igualmente los 8 puntos.
- Si se ha establecido una puntuación de acciones de 1 a 3 con la multiplicación como factor ordenador se tendrán acciones entre 1 y 27 puntos. En vista del número de acciones se puede decidir quedarse con las acciones con 8 puntos o superior.
Con el listado de acciones ya se puede pasar a la siguiente etapa del Plan de Comunicación de Centro educativo, o el plan para el que se haya previsto el análisis DAFO.
+ info:
Orígen del análisis DAFO (Wikipedia).
